Bydalen Vel

v/ Espen N. Evensen

Sportsveien 20

1604 Fredrikstad

Fr. stad 20. nov 2005

Fylkesmannen i Østfold

Postboks 325

1502 Moss

Deres referanse: 2004/4348 421.4

Fredrikstad kommune – Reguleringsplan for Bryggeriet – Sentrum – Utdypende kommentar til klageinstansen

Bydalen vel har klaget på vedtak om egengodkjent reguleringsplan for Bryggeriet i Fredrikstad kommune. Underinstansen har oversendt klagen og grunnlaget for klagebehandlingen til Fylkesmannen som klageinstans ved brev av 3. november.

Bydalen vel har anført saksbehandlingsfeil som klagegrunnlag. Når underinstansen har valgt å ikke omgjøre vedtaket har vi gått gjennom sakens dokumentlise og funnet at flere dokumenter som er vesentlige er unndratt fra saken. Vi har også funnet sammenhenger mellom forhold som kommer frem i klagesaksbehandlingen og dokumenter som er oppsiktsvekkende.

Utelatte dokumenter og feil nummerering

Det har voldt Fredrikstad kommune vanskeligheter å fremskaffe en dokumentliste for saken. I stedet for en utskrift av en dokumentliste som er i tråd med minstekravene i arkivforskiften har vi fått oversendt saksbehandlers dokumentliste, ajour pr 3/11. Vi må derfor legge til grunn at dette er dokumentlisten for saken.

Minst ett dokument er påført feil dokumentnummer; Bydalen vels kopi av oversendelsen til klageinstansen er i dokumentlisten oppført som dokument nummer 103, mens dokumentet er påført nummer 102. Bydalen vel påpeker videre at følgende dokumenter som vi kjenner til (og som det forøvrig er referert til i saksgrunnlaget) ikke er å finne i dokumentlisten. Dette gjelder:

• Bydalen vels opprop til planutvalget av 19. mai (for øvrig kommentert i møteprotokollen)
• Bydalen vels opprop av 13.juni til Ordføreren i Fredrikstad og til kommunestyrets gruppeledere
• Endelig utbyggingsavtale mellom tiltakshave og Fredrikstad kommune
• Udatert trafikkplan som det henvises til i saksfremstillingen frem til Kommunestyrets behandling 16.juni og i underinstansens klagesaksbehandling
• Av kommunen under saksforberedelsene påstatt korrespondanse mellom Fredrikstad kommune og Politiet i tilknytning til trafikkavviklingsplanen ovenfor
• Trafikkanalysen som det vises til i underinstansens klagesaksbehandling

Saksgrunnlaget er således påviselig mangelfullt. Blant de dokumentene som ikke kommer frem av dokumentlisten er også dokumenter som er helt avgjørende i den videre håndhevingen av reguleringsplanen.

I tillegg til de påviste manglende er det påfallende at dokumentlisten fra en så omfattende sak ikke har i seg ett eneste notat fra telefonsamtaler som kan ha hatt betydning for saksbehandlingen.

Sammenhenger mellom saksbehandling og dokumenter
Bydalen vel har i sine opprop påpekt at omfanget av planen må reduseres slik at total trafikkmengde tilpasses den trafikkberegningen som ligger til grunn i saksbehandlingen. Saksgrunnlaget nevner ikke ett eneste sted en tett sammenheng mellom denne reguleringsplanen og egengodkjent plan for Stenhammerveien, godkjent mai 2005 og at trafikkanalysen gjelder begge planene. Trafikkanalysen har dermed i seg forutsetninger om utfallet av vesentlige reguleringsforhold som ikke kommer frem av saken. Dette er en betydelig saksbehandlingsfeil siden det underslår selve formålet med reguleringsinstituttet om å ivareta helhetlig og forsigbar samfunnsplanlegging til gavn for den enkelte og samfunnet.
 

Disse to forholdene hver seg og sammen viser klanderverdige forhold ved saksbehandlingen som gjør at ny utredning og behandling er nødvendig.

Det er spesielt bekymringsfullt at dokumenter til de folkevalgte organene fra velforeningen som er gitt mandat fra oppsittere ikke er registrert i saken. I beste fall viser Fredrikstad kommunes lemfeldige dokumentføring at kommunen ikke ivaretar sine forpliktelser etter arkivloven, og at utredningsplikten etter forvaltningsloven er slett ivaretatt. I verste fall viser dette at folkevalgte organer ikke fungerer etter forutsetningene. Det krever Fylkesmannens oppmerksomhet og videre oppfølging også langt utover denne klagesaksbehandlingen.
 

Med vennlig hilsen

Bydalen vel

Espen N. Evensen

Leder Miljø- og trafikkomitéen