Sted:         Bydalen Allé 32 (hos Marianne Otterstad)

Dato:         30.04.2012
Til stede:   Marianne Otterstad, Ane Grimsrud, Ole Henrik Leister, Bodil Sundbye (referent)

Frafall:       Maya Bergset, Henrik Holmquist

Saker

1. Protokoll fra årsmøte 2012 og velkommen til Ane

2. Styret konstituerer seg

Leder:                Marianne Otterstad (gjenvalg)

Nestleder:          Ane Grimsrud (ny)

Kasserer:            Ole Henrik Leister (gjenvalg)          

Styremedlem:     Bodil Sundbye (ikke på valg)          

Sekretær:          Maya Bergset (ikke på valg)  

3.    Møtekalender for 2012/2013

* Man. 18. juni kl 19. Hos Ole Henrik.

(NB 1 Forberede grillfest

NB 2 Melde inn til lokalsamfunnsutvalget. Henvendelser kan gjelde alt fra tilstander på navngitte veier og plasser, til ønske om bedre vedlikehold av kommunale bygg og grøntanlegg.

* Man 20. aug kl 19. Hos Bodil.

(NB. 1. Husk å søke om penger fra Cicignon lokalsamfunnsutvalg innen 1. oktober, for støtte til revidering av Bydalsboka. Vi ble også enige om å skrive en takk og redegjørelse for hva vi har brukt de mottatte pengene til)

NB 2. Skrive en takk og redegjørelse til Seel Engineering Drift AS i Fredrikstad for hva vi har brukt de mottatte pengene til)

* Man 22. okt kl 19.

* Man 3. des kl 19.

* Man 28. jan kl 19.

(NB Møte med skøytekomiteen hvis is)

* Man 25. feb.

(NB 1. Innkalling til årsmøte må gjøres ferdig, slik at hver og en kan printe ut ark, og få dem i postkassene minst to uker før

NB 2. Ordne med midlertidig skjenkebevilling.

NB 3. Leie lokaler

NB 4 Fordele innkjøpsoppgaver før årsmøtet)

* Årsmøte 2013. I løpet av uke 12.

(NB. Idé fra Marianne på styremøte 30. april. Bydalsquiz med bilder fra dalen)

4.  Vårdugnad

Avholdt lørdag 28. april. Bra oppmøte. Den nye leken blir montert på et sentere tidspunkt, når Robert Antonsen fra lekeplasskomiteen har minigraver tilgjengelig.

NB til neste gang: Hvis vi har dugnad i uka før ”Hold byen ren”-aksjonen til kommunen, kan vi forhåpentligvis få kommunen til å hente søppelet.

5. Eventuelt

Fordeling av øvrige oppgaver:

Ole Henrik:
- Sender info om nytt styre til enhetsregisteret, slik at det blir oppdatert info både i Frivillighetsregisteret og Brønnøysund

- Lager kalender på nettsiden

- Legger ut info om revidering av bydalsboka på nettsiden til Bydalen vel.

- Søker momskompensasjonsordning om å få refundert moms

- Årskontingent. Ole Henrik trykker opp, styrets medlemmer deler ut i ”sine” roder før 1. juni.

Marianne:

- Ber trafikkomiteen om å følge opp disse tre sakene:

   a) egen sak på fortau i Bydalen

   b) be politiet om fartskontroller

   c) tellekampanje

- Ber John Jones om enten å bistå styret – eller selv formulere brev over at revidert planforslag nå benytter hele det flate partiet/p-plassen til bolig, og at den delen som tidligere var grønn og en slags forbindelse opp mot Bingedammen nå er borte. Det ødelegger en del av ”den grønne akse” helt nede fra byen.

- Kan nedfelte trær forårsake setningsskader i husene siden røttene tørker inn og grunnen endrer seg? Marianne sjekker.

- Nye blomster i blomsterkassene. Marianne ordner kjøp av blomster for inntil 2000 kroner før 17. mai.

Bodil:

- Juletreet, be juletrekomiteen sjekke mulighetene for at kommunen kan få fjernet det rett etter jul, slik at det ikke blir liggende som grøntavfall ved lekeplassen i månedsvis.  

- Legger frem innspill for Anette M. Syversen i grillfestkomiteen. Muligheter for eksternt eller internt underholdningsinnslag på levende musikk, for eksempel Taube?

Maya:

- Sørger for at protokollen fra årsmøtet underskrives av Karianne Fog og Wenche Jensen.

Ane

-        Cicignon lokalsamfunnsutvalg og Seal Jet: skrive en takk og redegjørelse for hva vi har brukt de mottatte pengene til(oversikt fra Ole Henrik)

-        Delta sammen med Marianne på møte med kommunen ift trær